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EXCEL在山东海事局公务员面试中的应用

2016-08-23 04:37:32热度:作者:来源:
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话题:励志成长 EXCEL在山东海事局公务员面试中的应用 

【摘要】文章结合EXCEL2003电子表格在山东海事局公务员面试中的多年成功应用,简要介绍了通过EXCEL2003实现面试基础数据的交叉引用和数据筛选等功能。
【关键词】EXCEL2003;海事系统;公务员面试
【中图分类号】 D630 【文献标识码】A
【文章编号】1674-1145(2008)05-0149-02
海事系统公务员面试一般要经过面试名单公布、面试报名验证、面试报到、面试、体检、考核、拟录用人员审批等环节,为确保各环节面试的公开、公正,面试过程中通常要使用多种规定的表格。按照国家人事部的要求,面试结束的当天要即时将面试人员的成绩予以公布,通常的手工操作处理各种表格费时费力且核对麻烦,而微软公司开发的OFFICE办公系列软件之一的表格处理软件EXCEL2003恰恰能弥补这一缺陷,自2005年开始,山东海事局在面试过程中成功应用EXCEL2003设计制作了面试流程中使用的各种表格,取得了良好的效果,在确?;∈萋既胱既返那疤嵯?,实现了面试过程中的一系列表格的即时交叉引用和筛选,极大地提高了工作效率。
一、EXCEL应用在海事系统公务员面试中通常使用的几个函数
1. INDIRECT函数:是返回由文本字符串指定的引用,此函数可立即对引用进行计算,并显示其内容,语法为:INDIRECT(ref_text,a1)。
2. ADDRESS函数:是按照给定的行号和列标,建立文本类型的单元格地址,语法为:ADDRESS(row_num,column_num,abs_num,a1,sheet_text)。
3. MATCH函数:是返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置,而不是匹配元素本身,语法为:MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)
4. IF函数:是判断一个条件是否满足,如果满足返回一个值,如果不满足则返回另一个值,语法为:IF(logical_tese,value_if_true,value_if_false)。
二、EXCEL在海事系统公务员面试流程各环节中的实际应用
在海事系统公务员面试流程的各环节,需要根据实际情况应用上述函数,尤其是INDIRECT、ADDRESS、MATCH、IF等多个函数的组合运用,可以起到事半功倍的效果。以下模拟2008年山东海事局面试几个具体环节予以详细阐述。
(一)基础表格或??榈慕?br />1.基础数据来源于国家人事部对社会公布的山东海事局面试人员名单和为山东海事局提供的面试人员详细资料,两者作为单独的表格合并到一个工作簿中,分别命名为“面试名单”、“考生详细资料”,作为基础表格。

2.建立相应的面试应用表格框架,如面试日程安排(考生分组)、结构化面试评分表、考官计分平衡表、面试考生简表、考生面试报名验证表、考生签到表、面试结果公告表等,设置好页面和列标题,等待从基础表格中提取数据,以“面试考生简表”为例,具体设计如下:

(二)确定检索条件
最好选择具有惟一性的元素,如准考证号或者报名序号,如果检索条件不惟一则要选择两种或以上检索条件的组合,以确保数据提取的准确性。
(三)应用EXCEL函数设计数据提取计算公式
1.单纯地提取其他表格中的数据。在“面试考生简表”表格中的“成绩”需要从“面试名单”表格中提取,如果想要知道张三的成绩,则以准考证号为检索条件在“面试考生简表”F2格中输入公式:“=INDIRECT(“面试名单!”&(ADDRESS(MATCH(C2,面试名单!$C$1:$C$600,0),5,4,1)),TRUE)”,回车则可以直接提取出“面试名单”相应单元格中对应的张三的成绩。
该公式具体解释为:使用MATCH函数检索出张三的准考证号在“面试名单”中C列的位置;ADDRESS函数根据MATCH函数检索出的位置返回具体的行号,列号需要手工在公式中设定为5,即E列;INDIRECT函数根据ADDRESS检索出的行号和手工设定的列号返回交叉位置的单元格值。
公式中需要注意的几点:
一是“面试名单”C列要检索的范围使用绝对值,公式中使用的是$C$1:$C$600为C列的第一行到600行,这个范围可以根据需要调整,如果不使用相对值C1:C600在复制到下面的表格中时公式中的检索范围就为自动变成C2:C601,造成数据检索错误。
二是“面试考生简表”中需要使用公式的单元格格式要设置为“常规”,否则无法提取数据。
三是公式中除汉字外均要要在英文状态输入,否则会出现公式错误,建议在大写状态输入。
四是该公式在某一列中不同位置可以复制使用,如果要跨列使用,应注意修改检索条件,因为公式中设定的检索条件是相对值C2,而不是绝对值$C$2。
根据上面的论述,如果要从“考生详细资料”表格中提取张三的毕业院校,以准考证号为检索条件,则应该在“面试考生简表”的G2单元格中输入公式:“=INDIRECT("考生详细资料!"&(ADDRESS(MATCH(C2,考生详细资料!$C$1:$C$600,0),5,4,1)),TRUE)”。
2.带有条件语句的提取其他表格中的数据。这种情况一般因为检索条件的不确定性或多重性,需要从多个表格中提取相同性质的数据,以提取考生面试时间为例,具体设计如下:

背景介绍:职位代码为12001的面试考生人数太多,在一天内无法完成面试,图5所示表格将面试时间分在了两天,另图4所示表格将12001职位张三的面试时间安排为2月25日。从图3所示表格知道李四的职位代码为12002,图5所示表格中安排的面试时间为2月27日。
现在为了在图3所示表格中面试时间所在列中使用通用公式计算出张三、李四的面试时间,就必须以职位代码和报名序号为双重检索条件,借用IF函数,在“面试考生简表”的H2单元格中输入公式:“=IF(D2="12001",INDIRECT("A日程!"&(ADDRESS(MATCH(E2,A日程!$D$1:$D$300,0),5,4,1)),TRUE),INDIRECT("B日程!"&(ADDRESS(MATCH(D2,B日程!$A$1:$A$300,0),2,4,1)),TRUE))”,可以直接提取出“A日程”相应单元格中对应的张三的面试时间。类似的,将H2单元复制到H3单元格,公式自动变化为:“=IF(D3="12001",INDIRECT("A日程!"&(ADDRESS(MATCH(E3,A日程!$D$1:$D$300,0),5,4,1)),TRUE),INDIRECT("B日程!"&(ADDRESS(MATCH(D3,B日程!$A$1:$A$300,0),2,4,1)),TRUE))”,可以直接提取出“B日程”相应单元格中对应的李四的面试时间。
三、结语
本文结合公务员面试仅对EXCEL2003中INDIRECT、ADDRESS、MATCH、IF等四个函数的运用进行了阐述,实际上这四个函数的组合运用可以有无限的能量,可以推广应用到很多方面,比如海事系统制装管理、职称管理、人力资源统计等方面,我们也已经在这些方面进行了多年尝试,效果非常明显,可以极大地节省人力、降低出错几率,进而提高了工作效率。
【作者简介】毛学升(1976- ),青岛海事局工程师,研究方向:港口国(PSC)监督检查、航运公司安全管理体系(ISM/NSM)审核、船舶日常监督管理、人力资源管理等;马英(1973- ),女,青岛海事局工程师。

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